GDPR

Datele colectate diferă în funcție de activitate, eveniment sau proiect și sunt limitate la informațiile necesare pentru scopul respectiv.

Acestea pot include:

• numele și prenumele;
• data nașterii și/sau vârsta;
• genul, atunci când această informație este relevantă pentru activitate sau raportare;
• numărul de telefon și adresa de e-mail;
• localitatea și județul de proveniență sau de reședință;
• organizația, grupul de inițiativă sau comunitatea din care faceți parte;
• informații privind educația, experiența, motivația sau implicarea în comunitate, în cazul proceselor de selecție;
• informații necesare pentru transport, cazare și alte aspecte logistice;
• semnătura, în cazul listelor de prezență, declarațiilor sau documentelor justificative;
• informații necesare pentru raportarea activității către finanțatori sau parteneri;
• fotografii, înregistrări audio sau video realizate în cadrul activităților;
• răspunsuri, opinii și alte informații oferite în cadrul chestionarelor, consultărilor sau cercetărilor pe care le organizăm.

În anumite situații, putem solicita și informații suplimentare necesare pentru asigurarea siguranței și a participării în condiții adecvate la activitate. Nu solicităm mai multe date decât sunt necesare, în mod rezonabil, pentru scopul pentru care sunt colectate.

În cazul activităților desfășurate în regim rezidențial, al celor care presupun deplasări sau al celor care includ servicii de masă, putem solicita informații referitoare la alergii, intoleranțe alimentare, dizabilități, nevoi de accesibilitate, tratamente, afecțiuni medicale sau alte aspecte relevante pentru siguranța, sănătatea și participarea participanților în condiții adecvate.

Unele dintre aceste informații reprezintă categorii speciale de date în sensul GDPR.

Aceste date sunt colectate numai atunci când sunt necesare și, de regulă, pe baza consimțământului explicit al persoanei vizate sau, atunci când este necesar potrivit legii, al părintelui sau al reprezentantului legal.

Datele colectate sunt accesibile numai persoanelor care au nevoie de aceste informații pentru organizarea activității, siguranța participantului sau gestionarea unei situații de urgență și nu sunt utilizate în alte scopuri.

În cele mai multe situații, datele sunt furnizate direct de dumneavoastră prin:

• formulare de înscriere sau candidatură;
• liste de prezență;
• formulare logistice;
• chestionare și evaluări;
• e-mail, telefon sau alte canale de comunicare;
• platformele digitale utilizate pentru activitatea respectivă.

În anumite situații, putem primi date despre participanți de la organizații partenere, grupuri de inițiativă, instituții sau alte organizații care nominalizează participanți pentru o activitate.

În funcție de activitate, putem utiliza datele personale pentru:

Înscriere și selecție

Folosim datele pentru a gestiona înscrierile, aplicațiile sau candidaturile, pentru a verifica îndeplinirea condițiilor de participare, pentru a realiza selecția, acolo unde este cazul, și pentru a comunica rezultatele.

Organizarea participării

Datele pot fi folosite pentru întocmirea documentelor necesare participării și raportării, rezervarea cazării, organizarea meselor și transportului, rambursarea cheltuielilor sau pentru alte aspecte logistice necesare participării.

Comunicarea cu participanții

Folosim datele de contact pentru a transmite confirmări de participare, informații practice, eventuale modificări ale programului, materiale necesare înainte sau în timpul activității și alte informații relevante pentru participare.

În funcție de activitate, comunicarea poate avea loc prin e-mail, telefon, WhatsApp sau prin alte platforme digitale folosite pentru organizarea activității.

Siguranță și nevoi specifice

Putem folosi anumite informații pentru a răspunde nevoilor individuale ale participanților, pentru a asigura condiții adecvate de participare și pentru a putea gestiona situații neprevăzute sau de urgență.

Evaluarea activităților

Folosim datele și feedbackul participanților pentru a evalua modul în care s-au desfășurat activitățile, rezultatele obținute și impactul acestora, precum și pentru a îmbunătăți activitățile și programul European Youth Village.

Atunci când este posibil, datele folosite pentru analize și statistici sunt agregate sau anonimizate, astfel încât participanții să nu poată fi identificați.

Raportare și verificare

În cazul activităților finanțate, anumite date pot fi folosite pentru a demonstra participarea, desfășurarea activităților și rezultatele obținute.

Aceste informații pot fi incluse în rapoarte sau documente justificative solicitate de finanțatori, auditori, autorități sau alte organisme care au dreptul să le verifice. În funcție de proiect, acestea pot include organizații și instituții precum Romanian-American Foundation, ANPCDEFP, Comisia Europeană sau alți finanțatori ai activităților European Youth Village.

Comunicare publică și arhivare

Putem folosi fotografii, materiale video, articole, interviuri, publicații sau alte materiale realizate în cadrul activităților pentru a documenta programul European Youth Village și pentru a comunica public activitățile, rezultatele și impactul acestuia.

Aceste materiale pot fi publicate, după caz, pe site-uri, pe rețelele de socializare, în rapoarte, publicații, materiale de prezentare sau pe alte canale de comunicare ale European Youth Village, ADA, Go Free sau ale partenerilor implicați.

Incidente și reclamații

În anumite situații, putem folosi datele personale pentru gestionarea unor incidente, sesizări sau reclamații și, atunci când este necesar, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

Temeiul juridic diferă în funcție de scopul pentru care sunt utilizate datele.

Putem prelucra datele în baza:

Consimțământului – art. 6 alin. (1) lit. a GDPR
Atunci când vă solicităm în mod expres acordul pentru o anumită utilizare a datelor. Consimțământul poate fi retras în orice moment.

Executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri la solicitarea persoanei vizate – art. 6 alin. (1) lit. b GDPR
Atunci când acest temei este aplicabil relației create prin participarea la un anumit proiect sau program.

Îndeplinirea unei obligații legale – art. 6 alin. (1) lit. c GDPR
Atunci când legislația ne obligă să colectăm, să păstrăm sau să transmitem anumite informații.

Interesului legitim – art. 6 alin. (1) lit. f GDPR
Pentru activități precum administrarea eficientă a programului și a proiectelor, comunicarea operațională, documentarea activităților, protejarea securității participanților, prevenirea abuzurilor, păstrarea dovezilor privind activitățile implementate sau apărarea unor drepturi, în măsura în care interesele sau drepturile persoanei vizate nu prevalează.

Pentru datele privind sănătatea sau alte categorii speciale de date se aplică suplimentar unul dintre temeiurile prevăzute de art. 9 GDPR, cel mai frecvent consimțământul explicit.

Utilizarea unui anumit serviciu, participarea la o activitate sau semnarea unei liste de prezență nu reprezintă automat consimțământ pentru orice formă de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Unele informații sunt necesare pentru înscrierea și participarea la o activitate. De exemplu, fără nume și date de contact nu putem, în general, administra participarea unei persoane la un eveniment pentru care este necesară înscrierea.

În formularele noastre încercăm să indicăm ce informații sunt obligatorii și care sunt opționale.

Refuzul de a furniza datele opționale nu va afecta participarea, cu excepția situațiilor în care informația respectivă este necesară pentru un serviciu solicitat de participant sau pentru asigurarea participării sale în condiții adecvate.

În cadrul activităților organizate sub umbrela programului European Youth Village pot fi realizate fotografii și înregistrări audio-video pentru documentarea și comunicarea publică a programului.

Aceste materiale pot fi utilizate pe:

• site-ul European Youth Village;
• site-urile ADA și Go Free;
• paginile de social media ale European Youth Village, ADA și Go Free;
• rapoarte și publicații;
• materiale de prezentare ale programului;
• materiale de comunicare legate de proiectul în cadrul cărora s-a desfășurat activitatea;
• canalele finanțatorilor sau partenerilor, atunci când acest lucru este prevăzut și comunicat participanților.
• alte materiale de promovare/comunicare ale programului European Youth Village.

În funcție de contextul în care sunt realizate și utilizate imaginile, temeiul poate fi consimțământul persoanei sau interesul legitim al organizatorilor de a documenta și comunica activitatea.

Atunci când utilizarea unei imagini se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea utilizării efectuate înainte de retragere.

La primirea unei solicitări de retragere, vom înceta utilizarea viitoare bazată exclusiv pe consimțământ și vom elimina, în măsura în care este posibil și aplicabil, materialele de pe canalele aflate sub controlul nostru.

Nu putem garanta însă eliminarea copiilor realizate anterior de alte persoane sau a materialelor distribuite în afara canalelor pe care le controlăm.

European Youth Village organizează și activități la care pot participa persoane sub 18 ani.

Atunci când natura datelor sau a activității impune acest lucru, vom solicita acordul părintelui sau al reprezentantului legal.

Informațiile destinate minorilor vor fi prezentate, pe cât posibil, într-o formă clară și ușor de înțeles.

Exercitarea drepturilor privind datele unui participant minor se realizează în funcție de vârsta acestuia, de natura solicitării și de normele legale aplicabile, inclusiv, acolo unde este necesar, prin intermediul părintelui sau al reprezentantului legal.

În interiorul ADA și Go Free, accesul la date este acordat numai membrilor echipei, colaboratorilor sau persoanelor implicate în activitate care au nevoie de informațiile respective pentru a îndeplini responsabilitățile lor.

Datele pot fi transmise, în măsura necesară, către:

• furnizori de cazare, transport sau alte servicii logistice;
• organizații partenere implicate în implementarea activității;
• furnizori de servicii IT, hosting, cloud, formulare sau platforme de comunicare;
• finanțatori și organisme de audit;
• autorități sau instituții publice, atunci când există o obligație legală;
• alți destinatari, numai atunci când există un temei legal pentru transmitere.

Nu vindem datele personale și nu le transmitem unor terți în scopuri comerciale.

Atunci când un furnizor prelucrează datele exclusiv în numele nostru, acesta va acționa ca persoană împuternicită de operator, conform cerințelor GDPR.

Pentru aplicații, organizare și comunicare putem utiliza servicii digitale furnizate de terți, precum:

• Google Forms și alte servicii Google Workspace;
• Microsoft Forms și alte servicii Microsoft;
• WhatsApp;
• Howspace;
• Padlet;
• Miro;
• Menti;
• platforme de videoconferință;
• servicii de e-mail;
• servicii de cloud și stocare online;
• platforme de social media.

Lista platformelor poate varia de la o activitate la alta.

Utilizarea acestor servicii poate presupune și prelucrarea datelor de către furnizorul platformei, în conformitate cu propriile sale condiții și politici de confidențialitate.

De exemplu, participarea la un grup WhatsApp poate face ca numărul de telefon, numele de profil și fotografia de profil să fie vizibile pentru ceilalți membri ai grupului. Participanții vor fi informați atunci când utilizarea unei astfel de platforme nu este evidentă din context.

Unii dintre furnizorii de servicii digitale utilizați pot prelucra sau stoca date și în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un astfel de transfer are loc, acesta trebuie realizat în baza unui mecanism permis de GDPR, precum o decizie de adecvare a Comisiei Europene, clauze contractuale standard sau alte garanții recunoscute de legislația europeană.

Nu păstrăm datele personale mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate.

Durata concretă poate varia în funcție de tipul de informație și de proiect.

În general:

• datele necesare organizării activității sunt păstrate pe durata necesară implementării și închiderii acesteia;
• documentele justificative, listele de prezență și datele necesare raportării sunt păstrate pe perioada prevăzută de contractele de finanțare și/sau de legislația aplicabilă;
• informațiile sensibile colectate exclusiv pentru logistică și siguranță sunt șterse sau anonimizate după ce nu mai sunt necesare, cu excepția situațiilor în care există un motiv justificat pentru păstrarea lor;
• datele colectate pentru transmiterea ulterioară a unor oportunități sau comunicări sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul respectiv încetează;
• fotografiile și materialele video care documentează istoria și impactul programului pot fi păstrate în arhiva European Youth Village pentru o perioadă mai lungă, sub rezerva drepturilor persoanelor vizate și a temeiului juridic aplicabil.

Periodic, evaluăm dacă datele pe care le păstrăm mai sunt necesare.

ADA și Go Free iau măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii accidentale.

Accesul la date este limitat, pe cât posibil, la persoanele care au nevoie de ele pentru îndeplinirea responsabilităților lor.

În cazul în care apare un incident de securitate care poate reprezenta un risc pentru persoanele vizate, acesta va fi gestionat în conformitate cu obligațiile prevăzute de GDPR.

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți avea următoarele drepturi:

• dreptul la informare cu privire la modul în care sunt utilizate datele;
• dreptul de acces la datele pe care le deținem despre dumneavoastră;
• dreptul la rectificare a datelor incorecte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când acest drept este aplicabil;
• dreptul de opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, pentru prelucrările bazate pe consimțământ;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP;
• dreptul de a vă adresa instanțelor competente, în condițiile legii.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii acestuia.

Unele dintre aceste drepturi nu sunt absolute și pot depinde de temeiul juridic al prelucrării și de obligațiile legale ale operatorilor.

Nu utilizăm, în mod obișnuit, procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra participanților sau alte efecte semnificative asupra acestora.

În cazul proceselor de selecție pentru activități, candidaturile sunt evaluate cu implicarea unor persoane din echipa de organizare.

Datele privind sănătatea, dizabilitățile, nevoile de accesibilitate sau alte categorii speciale de date colectate în scopul organizării activității, asigurării unor condiții adecvate de participare sau al siguranței participanților nu sunt utilizate drept criterii de selecție și nu influențează evaluarea candidaturilor.

Pentru întrebări privind utilizarea datelor personale sau pentru exercitarea unui drept prevăzut de GDPR ne puteți contacta la:

Asociația pentru Dezvoltare Activă
E-mail: dezvoltare.activa@gmail.com
sau

Go Free – Asociația pentru Sprijinirea Societății Civile
E-mail: asociatiagofree@gmail.com

Pentru a putea răspunde solicitării, este posibil să avem nevoie de informații suplimentare care să ne permită să verificăm identitatea solicitantului.

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa:

Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP
www.dataprotection.ro

Putem actualiza această politică atunci când se modifică activitățile programului European Youth Village, tipurile de date colectate, instrumentele sau platformele utilizate, relațiile dintre organizațiile implicate, modul de organizare a activităților sau cerințele legale aplicabile.

Orice versiune actualizată va fi publicată pe site-ul European Youth Village și va include data ultimei actualizări.

În cazul în care modificările sunt importante și pot afecta în mod semnificativ modul în care sunt prelucrate datele personale, vom încerca, atunci când este necesar și posibil, să informăm persoanele vizate și prin alte mijloace adecvate.

Actualizarea acestei politici nu va modifica retroactiv temeiul legal al unei prelucrări și nu va înlocui consimțământul persoanei vizate acolo unde acesta este necesar.